Domaine / Métier : Gestion budgétaire et financière/Chargée / Chargé de prestations financières
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Au sein du secrétariat général au service du fonctionnement, constitué d’une équipe bi-sites de 13 agents, dont 12 sur le site de Lyon, le titulaire du poste participe à la mise à disposition des ressources et des moyens logistiques en assurant le traitement des décisions de gestion financière dans Chorus (budget réparti sur 3 BOP -Budgets Opérationnels de Programme- 224, 354 et 723). Il exécute principalement le budget au titre des travaux d’entretien des bâtiments, des travaux de maintenance, des contrôles réglementaires et de la logistique.
Le périmètre d’action englobe les bâtiments administratifs dans lesquels se trouvent les entités relevant du Ministère de la Culture sur la région Auvergne-Rhône-Alpes.
En lien avec les agents logistiques, il aura notamment en charge :
1- L’établissement des devis, la gestion et le suivi des crédits relevant des dépenses immobilières et de fonctionnement de l’État :
Via le portail Chorus Formulaires :
– saisir et suivre les demandes d’achats ;
– créer les engagements juridiques (EJ) ainsi que les lignes de poste ;
– être chargé/e de la saisie de la constatation du service fait ;
– établir les fiches communication nécessaires aux mises en paiement des factures et traitement des anomalies ;
Via le système d’information Cœur Chorus :
– recueillir les factures numérisées dans Chorus et via les sites internet des fournisseurs ;
– suivre et traiter les anomalies ;
– veiller à la mise en paiement par le service facturier des factures.
L’agent est également chargé/e de :
– assurer le suivi analytique des dépenses en alimentant les tableaux de bord du service et en effectuant les restitutions nécessaires ;
– préparer les éléments de fonds nécessaires à la préparation, la programmation et l’exécution du budget (élaboration du DRICE) ;
– contribuer aux travaux de fin de gestion : finaliser les postes d’EJ et clore les EJ du service au fil de l’eau, recenser les charges à payer et restes à payer ;
– contribuer au développement d’outils de pilotage et de dialogue de gestion.
2- Le suivi des contrats et conventions :
– préparer les éléments nécessaires à la rédaction des marchés subséquents ;
– veiller à l’application des révisions de tarifs ;
– assurer le suivi des contrats en cours et des évolutions réglementaires ;
– suivre les conventions d’occupation et des baux.
3- Le remplacement ponctuel en cas de nécessité absolue de service à l’accueil de la DRAC site de Lyon :
– assurer l’accueil du public : réception du public, téléphone, orientation vers le bon interlocuteur, surveillance des entrées et sorties dans le cadre du plan VIGIPIRATE ;
– mettre en relation et suivre la prise en charge de l’appel entrant.
Poste susceptible d’évoluer suivant le profil du candidat et l’organisation du service du fonctionnement.
Compétences principales mises en œuvre : (cotés sur 4 niveaux initié – pratique – maîtrise – expert) :
– règles de consommation des autorisations d’engagements (AE) et des crédits de paiement (CP) [expert]
– processus d’exécution de la dépense (chaîne de la dépense, EJ, SF, DP) [maîtrise]
– processus et procédures budgétaires [maîtrise]
– référentiels budgétaires [maîtrise]
– réglementation des marchés publics [initié]
– logiciels de bureautique de type OpenOffice ou Pack Office (Excel, Access) [maîtrise]
Compétences techniques :
– connaissance des normes budgétaires et comptables
– pratique des logiciels courants de bureautique (tableur, messagerie…)
– connaissance requise des applications Chorus Formulaires et si possible Cœur Chorus
Savoir-faire :
– comprendre et mettre en œuvre une procédure
– instruire un dossier
– élaborer et contrôler des actes administratifs
– analyser les demandes et les traduire en besoins
– communiquer/ aisance écrite et orale
Savoir-être :
– sens des relations humaines et aisance relationnelle
– goût du travail en équipe
– être rigoureux
– être à l’écoute
– sens de l’organisation
– sens de l’initiative
– être autonome
– être réactif
Candidat ayant une bonne connaissance du domaine
Géolocalisation du poste : 6 Quai Saint-Vincent 69001 Lyon