Domaine / Métier : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Missions et activités principales :
Placé sous l’autorité directe du chef de service, le titulaire du poste sera chargé des missions suivantes :
1- Responsable des relations avec le public : accueil, accompagnement :
Fonctions mutualisées et réparties sur 3 secteurs géographiques : assurer la réception des sollicitations du service via la messagerie électronique ou le téléphone afin d’analyser la nature, hiérarchiser les demandes et apporter les réponses de premier niveau ou réorienter si nécessaire.
2- Secrétariat / assistance des Architectes des bâtiments de France (ABF) adjoints, secteur Sud – Lyon 1-2-4-7 et secteur Nord – Lyon 3-6-8 :
– assurer le suivi administratif des dossiers des secteurs géographiques attribués :
– réception, pré-localisation, tri et enregistrement des consultations d’urbanisme : Permis de Construire (PC), pré-instruction ponctuelle par voie dématérialisée (logiciel Patronum) ;
– notification des avis, ou éventuel classement papier des PC et Permis d’Aménager (PA) restants, pré-archivage mensuel des dossiers ;
– Réception, gestion du suivi des consultations préalables, classement papier/numérique.
– Saisie, finalisation de courriers / courriels.
– Gestion des RV sur terrain ou au bureau, organisation de réunions, contact avec les usagers (professionnels, institutionnels, collectivités, administrations).
– Assistance réservation des véhicules sur le logiciel GIR.
– Archives / responsable coordination du service pour la gestion des archives annuelles.
– Fournitures et fonctionnement : référente du service.
3- Cellule patrimoine : référent administratif et secrétariat général sous la conduite du responsable de cellule, ABF ou ingénieur :
– gestion / coordination administrative :
– planning des réunions, organisation, ordre du jour, compte-rendu ;
– gestion des consultations préalables concernant les Monuments Historiques (MH) ;
Assistance, suivi des tableaux, programmation des travaux d’entretien sur MH.
Enregistrement des demandes de travaux sur MH (logiciel Agrégée) :
transmission internes / externes ;
recensement des demandes de subvention ;
tableau de suivi des demandes d’autorisation sur MH :
tableau Contrôle Scientifique et Technique (CST) / agents désignés.
Suivis des avis de la Commission Régionale du Patrimoine et de l’Architecture (CRPA) :
tenue des répertoires des interlocuteurs et ressources de la cellule ;
modes opératoires de la cellule (procédures, bureautique, doctrine, juridique, archivage, statistiques et communication) ;
référent d’Agrégée.
Suivi administratif des Sites Patrimoniaux Remarquables (SPR).
4- Projet de service : soutien au management et participation à la démarche :
contribution à la mise en œuvre, réunions de service bimensuelles, réunions thématiques…
Compétences techniques :
– Maîtrise des applications, des outils informatiques standards et spécifiques (maîtrise traitement de texte, tableur et statistiques, présentation, messagerie, Outlook, Gestauran, Patronum, Open ADS et Agrégée) ;
– pratique des outils collaboratifs : plateformes type Alfresco Notion, Slack etc ;
– maîtrise des pratiques de rédaction administrative ;
– Maîtrise des techniques de communication écrite et orale ;
– Maîtrise de l’environnement professionnel d’une UDAP (missions et activités, réglementation liée aux espaces protégés notamment) ;
– Connaissance en droit de l’urbanisme et du Code du patrimoine ;
– Maîtrise des représentations dans l’espace (plans de situations, de masse, vues en 2D ou 3D…).
Savoir-faire :
– Analyser une demande ;
– Accompagner l’usager dans une approche globale sur le plan technique et administratif ;
– Comprendre et mettre en oeuvre une réglementation, une procédure ;
– Hiérarchiser les priorités au sein des missions, planifier ;
– Organiser le classement et la gestion documents (format papier / numérique).
Savoir-être :
– aptitude à travailler en équipe, sens des relations humaines
– être rigoureux
– être autonome
– Anticipation, et sens de l’initiative
– Réactivité
– Capacité d’adaptation
– sens de l’analyse et esprit de synthèse
Géolocalisation du poste : 6 Quai Saint-Vincent 69283 LYON CEDEX 01