Offre d’emploi

Publiée le 22/07/2026

Domaine / Métier : Relation à l’usager/Secrétaire
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Activités
Dans le cadre de sa mission, il/elle est notamment chargé.e de :

1. Accueil et communication
–        Tenir et coordonner l’agenda de la directrice déléguée (réunions, rendez-vous et visites institutionnelles ou professionnelles), en assurant leur organisation et leur suivi dans le cadre des relations publiques.
–        Assurer le suivi et le traitement des contacts de la directrice déléguée
–        Filtrer les appels téléphoniques, transmettre les messages, orienter les correspondants
–        Recevoir, trier, enregistrer et diffuser le courrier (arrivée et départ)

2. Gestion de l’information/secrétariat
–        Organiser la circulation, la diffusion et le suivi des informations internes et externes
–        Saisir, mettre en forme des documents divers
–        Rédiger des documents, des courriers administratifs
–        Mettre à jour et exploiter le fichier des contacts
–        Préparer les documents à la signature de la directrice déléguée

3. Classement, archivage
–        Enregistrer et classer des documents (papiers et électroniques)
–        Assurer le tri, l’élimination ou le versement aux archives des documents

4. Organisation logistique
–        Planifier et assurer l’organisation logistique des déplacements en France et à l’étranger, le cas échéant.
–        Planifier et assurer l’organisation des réunions ou rencontres : réservation de salles, lien avec les services (mobilier, assistance informatique,…), invitation des participants, préparation des dossiers et supports de réunion
–        Assurer ou coordonner les travaux de reproduction de documents et/ou de numérisation

Compétences

Savoir
·         Connaissance des règles de correspondance administrative et de communication écrite
·         Connaissance des techniques de secrétariat
·         Connaissance de l’environnement administratif
·         Connaissance appréciée du contexte des activités muséale

Savoir-faire
·         Maitriser l’usage de la langue française (orthographe, syntaxe, …), être en capacité de rédiger des courriers simples ou récurrents,
·         Gérer simultanément plusieurs activités en cours, et des demandes nombreuses et de diverses provenances (internes, externes)
·         Organiser son travail en fonction des contraintes, des délais, des flux et des priorités identifiées
·         Rédiger des notes ou des correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites
·         Réceptionner le courrier et les appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission
·         Hiérarchiser l’importance et l’urgence des demandes avant de les transmettre
·         Prendre des initiatives de nature à faciliter le fonctionnement de sa direction
·         Respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées
·         Maîtriser la pratique des logiciels bureautiques standards (traitement de texte, messagerie électronique, Internet)
Niveau d’études / Diplôme : Niveau 4 Baccalauréat

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