Un théâtre qui ouvre son bar les soirs de représentation, un festival qui monte une équipe d’accueil pour trois jours, une salle qui loue ses espaces pour des soirées privées : dans la culture comme en restauration, les extras font tourner la maison. Les outils censés simplifier leur gestion se sont multipliés, et la question revient souvent sous une forme unique : quel logiciel choisir ? Elle en cache deux, selon que la structure cherche des gens ou connaît déjà les siens.
Deux familles d’outils sous le même mot
La première regroupe les plateformes de mise en relation. Elles fournissent le personnel : l’employeur décrit le poste, la plateforme propose des profils, souvent des personnes qu’il n’a jamais croisées. La seconde rassemble les outils de gestion extra, qui ne fournissent personne. Ils organisent le travail avec les extras que la structure connaît déjà : leurs disponibilités, leurs missions, leurs contrats, leurs heures et leur paie.
Le choix dépend donc avant tout de l’origine des extras. Une plateforme dépanne quand on n’a personne sous la main, mais la relation lui appartient et le statut des personnes dépend de son modèle, intérim ou travail indépendant. Un outil de gestion de vivier suppose d’avoir constitué ce vivier, et il se justifie quand les mêmes visages reviennent d’un week-end à l’autre.
Badakan appartient à cette seconde famille. Ce logiciel RH français, conçu pour les équipes terrain de l’hôtellerie, de la restauration et de l’événementiel, s’adresse aux structures qui rappellent régulièrement les mêmes personnes. Les extras s’y inscrivent eux-mêmes depuis une application mobile, documents administratifs compris. Ils y reçoivent ensuite les missions proposées, signent leur contrat sur leur téléphone et récupèrent leurs bulletins de paie par e-mail. Côté employeur, les déclarations préalables à l’embauche partent depuis le même outil, et permanents comme extras apparaissent sur un planning commun. Paris Society et le Groupe Barrière figurent parmi ses clients.
Le contrat, là où les erreurs coûtent cher
Dans la culture, le réflexe du contrat d’extra repose sur une base légale précise. Le Code du travail n’autorise le CDD d’usage que dans une liste fermée de secteurs, où figurent les spectacles, l’action culturelle et l’audiovisuel, mais aussi l’hôtellerie et la restauration, comme le prévoit l’article D1242-1 du Code du travail. L’appartenance au secteur ne règle pas tout : l’emploi occupé doit lui-même être temporaire par nature. Une agence événementielle qui ne relève d’aucune de ces activités ne peut pas y recourir pour ses hôtes d’accueil, sauf si un accord collectif étendu de sa branche le prévoit. Dans le cas contraire, le salarié peut obtenir devant les prud’hommes la requalification en CDI, avec une indemnité d’au moins un mois de salaire à la charge de l’employeur. Et chaque embauche, même pour une seule soirée, doit être précédée d’une déclaration préalable à l’embauche.
Un outil utile permet donc de choisir le bon type de contrat mission par mission, au lieu d’appliquer un modèle unique à tout le monde. Il doit aussi rendre visible, avant la prise de poste, une DPAE qui n’est pas encore partie.
Selon votre structure
Un festival qui recrute une équipe différente à chaque édition a surtout besoin de trouver du monde : une plateforme ou une bonne campagne de recrutement fera l’affaire, avec un outil léger pour produire les contrats et suivre les heures de ces quelques jours. Un lieu culturel dont le bar et l’accueil tournent chaque week-end avec une vingtaine d’habitués gagnera davantage à équiper ce vivier. Une structure qui mêle permanents, techniciens intermittents et extras au bar doit vérifier qu’un même outil sait gérer ces statuts sans les confondre, les intermittents relevant de règles d’indemnisation et de contrats qui leur sont propres.
Pour savoir où vous vous situez, reprenez les plannings d’extras de l’an dernier et comptez les prénoms qui reviennent. S’ils sont nombreux, votre vivier existe déjà, et c’est lui qu’il faut outiller.
