Offre d’emploi

Publiée le 11/08/2026

Domaine / Métier : Direction et pilotage des politiques publiques/Assistante / Assistant de direction
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
1. Assurer le secrétariat du service des marchés
Assister la cheffe du service et les juristes dans leurs activités quotidiennes.
Organiser les réunions, rendez-vous et gérer les agendas.
Rédiger, mettre en forme et diffuser des courriers, notes, comptes rendus et autres documents administratifs.
Gérer le temps de travail des agents du service via l’outil dédié et les accompagner dans son utilisation.
2. Assurer le suivi administratif des procédures de marchés publics
Assurer le suivi administratif des procédures de passation, de l’attribution en commission des marchés jusqu’à la notification.
Rédiger les décisions d’attribution des marchés
Assurer le suivi des consultations publiées sur PLACE, la plateforme des achats de l’Etat, et apporter un premier niveau d’assistance aux entreprises candidates (modalités de dépôt des offres, renseignements administratifs, orientation des demandes).
Accueillir et renseigner les entreprises, à distance ou sur site, tout au long de la procédure.
Contrôler la complétude et la régularité des pièces administratives produites par les titulaires préalablement à la signature électronique des marchés.
Assurer le suivi du circuit de visa et de signature des marchés, notamment au moyen des outils de signature électronique (DocuSign ou outil équivalent), et veiller au respect des délégations de signature.
Procéder à la notification des marchés, avenants, actes spéciaux de sous-traitance et plus généralement de tous les actes liés à l’exécution des contrats.
Vérifier la bonne réception des notifications par les titulaires.
·Diffuser les pièces contractuelles aux services concernés.
Publier les avis d’attribution
Assurer la dématérialisation, le classement et l’archivage des dossiers de marchés dans les outils documentaires de l’établissement.
3. Assurer le secrétariat des commissions et comités
Organiser les réunions des commissions intervenant dans les procédures de passation des marchés (Commission des marchés, Comité de lancement des marchés).
Préparer les convocations ordres du jour
Rédiger les procès-verbaux et comptes rendus.
Assurer le suivi administratif des décisions prises et la diffusion des documents nécessaires.
4. Assurer le suivi des outils et de l’activité du service
Assurer le lien entre les plateformes de dématérialisation (PLACE notamment) et les outils internes de gestion et d’archivage des marchés.
Assurer un rôle de référent administratif sur les outils métiers utilisés par le service et accompagner les utilisateurs dans leur mise en œuvre.
Mettre à jour les tableaux de bord de suivi des procédures et de l’activité du service.
Assurer le suivi des indicateurs, des échéances et du reporting de l’activité du service.
Contribuer à la fiabilisation des données et à l’amélioration continue des procédures administratives.
Le poste contribue directement à la sécurité administrative et juridique des procédures de passation et d’exécution des marchés publics.

Savoirs
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
Connaissance de l’environnement de la commande publique et des principales règles applicables aux marchés publics.
Connaissance des règles de base des délégations de signature et des procédures administratives.
·La connaissance des outils de dématérialisation et de signature électronique constitue un atout.
Expérience significative dans des fonctions d’assistanat administratif, idéalement au sein d’un établissement public.
Savoir-faire
Organiser et prioriser son activité dans un environnement exigeant.
Assurer un suivi administratif rigoureux de dossiers complexes.
Utiliser les outils bureautiques et les applications métiers.
Rédiger des documents administratifs de qualité.
Travailler en équipe et assurer l’interface avec des interlocuteurs internes et externes.
Respecter les procédures et les délais réglementaires.
Savoir-être
Sens de l’organisation et rigueur.
Discrétion et respect de la confidentialité.
Sens du service et qualités relationnelles.
Réactivité et capacité d’adaptation.
Autonomie et esprit d’initiative.
Fiabilité et capacité à gérer les priorités.
Le poste nécessite une grande rigueur, le respect des délais réglementaires ainsi qu’une parfaite fiabilité dans le traitement des dossiers.
Géolocalisation du poste : Quai François Mauriac, 75013 Paris, France

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