Qu’est-ce qu’un chef de projet évènementiel ?
Le métier de chef de projet évènementiel (on parle aussi de chargé / chargée de projet événementiel) consiste à concevoir et à organiser des événements pour le compte d’une entreprise ou d’un client. Avant de suivre une formation chef de projet évènementiel, nous allons vous présenter le métier :
Le rôle du chef de projet évènementiel est de piloter de A à Z la tenue d’un événement, et notamment :
– Conception de l’événement : il peut s’agir d’un réunion, d’un séminaire, d’un salon, d’un congrès, d’une soirée …
– Budgétisation : prévoir et anticiper le cout global d’un événement en fonction de nombreux facteurs (nombre d’invités, activités, location d’une salle …)
– Coordination : un événements réussi nécessite des moyens humains et matériels qu’il faut coordonner : location de chaises, traiteur, opérateur son et lumière …
– Planning et rétroplanning : un événement se prépare à l’avance
– Sécurité : on ne plaisante pas avec la sécurité quand on accueil du public, il y a des normes à respecter !
– Logistique : il faut gérer les flux des sous-traitants (qui vont apporter du matériel), des intervenants (qui vont conduire l’événement), des visiteurs …
– Programmation : chaque événement est unique et peut contenir plusieurs temps fort (accueil, discours, apéritif, diner, spectacle …)
– Agencement de l’espace : il faut prévoir selon les cas un vestiaire, des WC, un buffet, des places assises …
– Décoration : un événement personnalisé se doit d’avoir de la décoration pour créer une ambiance et rester mémorable
– Gestion du public : envoi des invitations, recueil des présences / absences, accueil physique …
– Gestion médiatique : communiqués de presse, invitations de journalistes, retombées sur les réseaux sociaux …
Les chefs de projet événementiel doivent aussi bien souvent gérer des aspects commerciaux, car ils travaillent souvent pour le compte d’un client. A part quelques grandes entreprises qui organisent couramment des événements, et qui ont donc recruté des chefs de projets événementiels, la plupart des entreprises font appel à une agence événementiel.
Le responsable de projet événementiel doit donc maintenir un dialogue constant avec son client (celui qui veut organiser un événement mais qui ne sait pas comment le faire concrètement) afin de lui venir en aide et de le conseiller :
– Attention, si vous voulez organiser un séminaire le 30 décembre, il faut envoyer vos invitations au moins un mois avant
– Attention, cette marque de champagne est parfaite, mais vous allez dépasser le budget initial
– Attention, vous invitez des adultes ET des enfants, vous devriez peut-être prévoir un espace enfants avec quelques nounous
– Attention, vous voulez recevoir plus de 50 personnes, les normes de sécurité et d’hygiène à respecter sont différentes
…
Comment devenir chef de projet évènementiel ?
La gestion de projets évènementiels, c’est un vrai métier qui peut s’apprendre en suivant une formation dédiée ! Il existe des formations diplômantes en ligne et qui peuvent être financées (par votre employeur, par Pole Emploi, par les opérateurs de compétences …)
L’Ecole Française propose une formation Chef de projet événementiel pour ceux qui veulent changer d’activité, qui veulent gagner en compétences, qui doivent organiser un événement pour leur entreprise, ou qui souhaitent se préparer à la certification professionnelle ISIFA « Réalisation de la gestion événementielle de la communication, des relations presses, relations publiques/média « .
Cette formation à distance, d’une durée d’environ soixante heures réparties sur seize semaines, comprend plusieurs modules pour tout savoir sur la l’organisation et la planification d’un événement, sur la gestion de prestataires, sur la communication et la gestion média, sur l’analyse post-événement …
L’Ecole Française met à disposition de ses étudiants des formateurs passionnés, des vidéos et des supports pédagogiques disponibles sur une plateforme en ligne, un mentor individuel, des exercices en ligne, l’accès à un forum d’échange …