La digitalisation et la dématérialisation touchent toutes les entreprises, associations et administrations en France. Elles concernent également de plus en plus nos mairies, nos conseils généraux et nos conseils régionaux. Qualigraf propose depuis 2010 sa solution de dématérialisation des convocations du conseil municipal KBox.
Comment mieux gérer ses élus municipaux ?
Les élus municipaux occupent la plupart du temps un métier en plus de leur mission d’élu. Ils doivent donc jongler entre vie privée, vie professionnelle et vie publique. Dès lors, il est important de leur faciliter les choses grâce aux outils informatiques. Tous les Français étant équipés d’un smartphone, faire appel à une application mobile est une bonne idée pour de multiples raisons : gain de temps évident, possibilité de stockage quasi illimité, travail en mobilité, zéro papier …
Quel outil pour la dématérialisation des convocations des élus ?
Qualigraf est un éditeur de logiciels français, basé à Paris, qui s’est spécialisé dans les services aux élus, avec trois produits : KDELIB (gestion des délibérations 100% cloud), KBOX (convocation électronique des élus), et KVOTE (état des présences et vote électronique).
KBox est donc un logiciel dédié à la convocation électronique des élus pour les séances de conseil qui propose de nombreuses fonctionnalités :
– Réception de documents
– Recherche avancée
– Annotation de documents
– Stockage dans le cloud : dans trois data centers en Ile de France
– Sécurité : KBox garantit la valeur probante des dépôts et la traçabilité des envois et des téléchargements dans le cadre de la convocation électronique des élus
– Travail en mobilité : applications Android et iPhone
– Travail hors connexion : les documents restent accessibles même sans réseau 3G / 4G
– Envoi d’extraits de documents et partage de notes
– Mode conversation en équipe
– Support technique / Hot line en français en cas de problème
KBox a été développé dans le respect du code général des collectivités territoriales (CGCT) et des obligations des élus : lorsqu’une convocation est envoyée, le PDF est horodaté automatiquement et fait preuve d’envoi. Le service des assemblées dispose par ailleurs d’un tableau de bord permettant de vérifier le quorum après l’envoi des convocations électroniques aux élus municipaux.
Notons par ailleurs que KBox s’intègre naturellement aux autres solutions de Qualigraf : KDelib et KVote.